Après une tempête hivernale : guide de rétablissement pour les entreprises

Les phénomènes météorologiques hivernaux extrêmes peuvent présenter des défis uniques pour les propriétaires d’entreprises commerciales. Après avoir réagi aux conséquences immédiates de la neige, de la glace et des températures glaciales, il est temps de prendre les mesures qui aideront votre entreprise et vos biens à se rétablir.

Contrairement aux phénomènes météorologiques qui se déplacent plus rapidement, les tempêtes hivernales peuvent durer des jours, et non des heures. Votre entreprise pourrait également être à la merci d’événements consécutifs, comme un vortex polaire survenant après un blizzard, ce qui entraverait davantage votre progression. Voici quelques conseils de rétablissement fournis par les ingénieurs en gestion du risque de Zurich Resilience Solutions.

1. Contactez votre assureur.
   
   

   La première étape de la reprise après une tempête est de déposer une demande d’indemnisation. Contactez votre courtier d’assurance ou votre assureur et soyez prêt à discuter de votre demande avec un expert en sinistres. Suivez leurs conseils pour ce qui est de l’enregistrement et de la déclaration de dommages.
   
   

2. Maintenez la communication avec toutes les parties intéressées.
   
   

   Selon la gravité des conditions hivernales ou l’état de préparation de la collectivité, les entreprises peuvent devoir fermer boutique pendant de longues périodes. Il est important d’établir et de maintenir des lignes de communications internes et externes, et de mettre à jour vos messages si nécessaire. Plus les canaux de communication sont variés, mieux c’est, parce que les événements hivernaux peuvent mettre hors service certains services publics et de communication.

   Pensez à vos différents publics :

   • Vos employés : Partagez les mises à jour avec les travailleurs déplacés à l’aide de différents canaux comme le site Web de votre entreprise, des messages texte, les médias sociaux ou les messages électroniques. Restez en contact avec les employés qui sont restés sur place pour leur offrir toutes les fournitures ou les ressources dont ils ont besoin.
   • Votre assureur ou courtier en assurance : Vous avez probablement appelé vos représentants d’assurance pour commencer le processus de réclamation. En plus de fournir des mises à jour, n’hésitez pas à leur demander des conseils supplémentaires pendant le processus de rétablissement. Ils possèdent l’expérience et des ressources dont vous pourriez avoir besoin.
   • Vos clients et vos fournisseurs : Mettez à jour la page d’accueil de votre site Web ou de votre blogue pour communiquer avec eux. Les médias sociaux et les messages texte peuvent vous aider à garder le contact pour votre entreprise. Vous pouvez également enregistrer des mises à jour quotidiennes sur votre ligne téléphonique générale.
   • Les agences gouvernementales et locales : Contactez-les pour obtenir du soutien et des informations à propos des protocoles, des mises à jour et des ressources régionales.
   • La direction de l’entreprise : Au fur et à mesure que le processus de rétablissement se poursuit, fournissez des mises à jour périodiques sur les conditions et les progrès.
3. Documentez les dommages causés par les tempêtes hivernales.
   
   

   Lorsque vous pouvez vous déplacer en toute sécurité, emportez un téléphone intelligent pleinement chargé ou un appareil photo pour documenter les conditions avec des photos et des vidéos. Pensez également à vous munir d’un bloc d’alimentation de remplacement pour vos appareils. Documentez les dommages aux structures physiques ainsi que les stocks, les fournitures, le mobilier, le contenu, l’équipement et les pertes d’exploitation dues à l’interruption. N’oubliez pas de faire le suivi de vos dépenses.

   Lorsque vous vous rendez sur le site et que vous consignez les dommages, tenez compte des conséquences des rigueurs de l’hiver et habillez-vous de manière appropriée, en particulier dans les zones sans chauffage. De plus, ne faites jamais fonctionner un générateur à l’intérieur.
   
   

4. Planifiez et entreprenez les réparations de votre propriété commerciale.
   
   

   Après avoir déposé votre demande de réclamation auprès de votre assureur et en avoir discuté avec un expert en sinistres, réfléchissez aux réparations qui pourraient être nécessaires. Selon l’étendue des dommages, envisagez de déployer du personnel supplémentaire en dehors de la zone touchée pour aider à la récupération. De plus, prévenez rapidement les entrepreneurs dont vous avez déjà retenu les services il y a plusieurs mois, du moins nous l’espérons. Voici quelques points importants :

   • Établissez les priorités de réparation, notamment l’enveloppement du bâtiment, les services publics et les systèmes de protection contre les incendies.
   • Donnez toujours la priorité à la protection de vos employés de récupération et maintenez la communication avec eux tout au long des opérations de nettoyage et de récupération.
   • Commencez le processus de restauration par les équipements et les systèmes essentiels, mais seulement après avoir obtenu l’autorisation par du personnel qualifié.
   • Continuez à faire le suivi des conditions dans les allées et gardez les zones dégagées de la neige et de la glace.

   N’oubliez pas que même après que les conditions météorologiques se sont calmées, les conditions hivernales peuvent rendre difficile de commencer les réparations. De plus, la pandémie de COVID-19 a créé de nombreux défis pour les entreprises à travers le Canada, y compris pour vos fournisseurs. La planification des réparations peut être plus difficile en raison de la réduction du personnel et des pénuries d’approvisionnement. Vous devrez peut-être établir des priorités en fonction de l’urgence et des ressources disponibles.
   
   

5. Soyez réaliste en ce qui concerne la réouverture pendant les conditions hivernales sévères.
   
   

   Il peut être utile de rappeler que les décès dus aux tempêtes hivernales sont rarement causés par la tempête elle-même, mais plutôt par des accidents de voiture, l’hypothermie et le surmenage. Les tempêtes hivernales peuvent créer des difficultés de transport qui mettent les conducteurs en danger. Évitez de mettre qui que ce soit en danger en reprenant vos activités avant qu’il soit sécuritaire de se déplacer.
   
   

6. Tenez compte des effets potentiels à long terme de l’hiver sur vos biens.
   
   

   Après avoir réagi immédiatement à la tempête — en enlevant la neige et la glace, en effectuant des réparations rapides là où c’est nécessaire, en réglant les problèmes liés aux systèmes de protection contre les incendies et de sécurité — renforcez la résilience à long terme de votre propriété en assurant un suivi et en surveillant les faiblesses structurelles qui peuvent survenir. Les charges de neige et la glace peuvent compromettre diverses parties d’un bâtiment, notamment les bandes d’étanchéité et les descentes d’eau pluviale?; les variations de température ultérieures, en particulier celles qui sont extrêmes, peuvent nuire aux fondations et aux allées d’un bâtiment.

   Votre liste de choses à faire pour le rétablissement peut se prolonger pendant les mois chauds : avant d’utiliser vos appareils de climatisation, assurez-vous que la neige ou l’accumulation de neige n’a pas endommagé une unité extérieure.
   
   

7. Revoyez votre réponse aux conditions hivernales extrêmes.
   
   

   Lorsque votre entreprise est à nouveau opérationnelle, prenez le temps d’examiner vos processus de réponse et de rétablissement. Où avez-vous réussi et où vous pouvez faire mieux?? Posez ces questions en ce qui concerne votre propre préparation, les fournisseurs avec lesquels vous avez passé des contrats et toute tâche essentielle que vous avez pu négliger. Ceci est particulièrement important pour les entreprises situées dans des régions peu habituées aux extrêmes de l’hiver.

   Ces mesures de rétablissement devraient faire partie d’un plan d’intervention d’urgence entièrement élaboré pour l’hiver. Les articles présentent les trois autres composantes majeures d’un plan efficace : l’atténuation, la préparation et l’intervention. Ensemble, ils peuvent permettre à votre entreprise de réduire les risques et d’accélérer la reprise :

Les conseils contenus dans cet article ont été fournis par l’équipe de Zurich Resilience Solutions.

L’information contenue dans la présente publication a été compilée à partir de sources que nous croyons fiables à titre de renseignement seulement. Toutes les politiques et procédures mentionnées dans la présente publication doivent servir de lignes directrices que vous pouvez utiliser pour créer vos propres politiques et procédures. Nous espérons que vous serez en mesure de personnaliser ces exemples pour qu’ils soient le reflet de vos activités et nous croyons que ces exemples pourront servir de plateforme pour votre projet. Toutes les informations contenues dans le présent document ne constituent pas un avis (en particulier un avis juridique). Par conséquent, les personnes qui ont besoin d’un avis devraient consulter des conseillers indépendants au moment d’élaborer des programmes et des politiques. Nous ne garantissons pas l’exactitude de ces informations ou des résultats, ou les deux, et n’assumons aucune responsabilité en relation avec cette publication et les exemples de politiques et de procédures, y compris les informations, les méthodes ou les suggestions de sécurité qui y sont contenues. Nous n’avons aucune obligation de mettre à jour ou de réviser publiquement ces informations, que ce soit pour tenir compte de nouvelles informations, de développements futurs, d’événements ou de circonstances ou pour toute autre raison. En outre, Zurich vous rappelle que cette publication ne peut être considérée comme contenant toutes les procédures de sécurité et de conformité acceptables ou que des procédures supplémentaires pourraient ne pas être appropriées dans les circonstances. L’objet de cette publication n’est pas lié à un produit d’assurance spécifique et l’adoption de ces politiques et procédures ne garantira pas la couverture d’une police d’assurance.